Kwaliteitsborging

Planning en monitoring via A3 systematiek

Op basis van de A3 systematiek wordt jaarlijks een A3 jaarplan opgesteld, waarin de voorgenomen activiteiten worden weergegeven. Deze activiteiten komen voort uit de missie, visie en doelstellingen van het Graafschap College. Tussentijds werd de voortgang met betrekking tot de acties in het A3 besproken in het management en aan het einde van het jaar werd de balans opgemaakt om vast te stellen welke acties gerealiseerd zijn en welke acties extra tijd en aandacht nodig hebben in het nieuwe kalenderjaar. Het A3 jaarplan wordt vertaald naar een jaarplan per sector. Op basis van het sector A3 jaarplan worden teamplannen gemaakt. De jaarplannen staan centraal tijdens de verantwoordingsgesprekken tussen het college van bestuur en de vijf sectoren.

Verantwoordingsgesprekken

Twee keer per jaar voert het college van bestuur verantwoordingsgesprekken met de directeuren van de sectoren Techniek & Informatica, Economie & Dienstverlening, Zorg, Welzijn & Sport en Educatie & Participatie en de diensthoofden van de sector Bedrijfsvoering. De realisatie van de gestelde doelen uit het sector A3 jaarplan en de managementrapportage staan tijdens de verantwoordingsgesprekken centraal. De verantwoordingsgesprekken over 2016 vonden plaats in september 2016 en februari 2017. De onderwerpen die besproken zijn, waren onder andere: de teamontwikkelingsplannen, de scores in de Keuzegids Mbo 2016, de resultaten van het studenttevredenheidsonderzoek uitgevoerd door JOB (Jongerenorganisatie Beroepsonderwijs), de vernieuwingen met betrekking tot de onderwijslogistiek (o.a. de roostering), de borging van de kwaliteit van de examinering, het integraal kwaliteitsplan, de follow-up van het medewerkersonderzoek, de strategische plannen van de sectoren, het thema ‘leven lang leren’ en de invoering van de herziene kwalificatiestructuur en keuzedelen.

Regeling Kwaliteitsafspraken

In 2015 heeft het Graafschap College in het kader van de landelijke regeling Kwaliteitsafspraken (2015-2018) een Integraal Kwaliteitsplan opgesteld om in aanmerking te komen voor investerings- en prestatiebudgetten. Onder de regeling worden diverse onderdelen onderscheiden, die op grond van verschillende criteria in de komende jaren leiden tot de toekenning van extra middelen. Zo wordt er binnen de regeling Kwaliteitsafspraken gericht gewerkt aan de kwaliteit van het onderwijs.

Het Integraal Kwaliteitsplan, later omgevormd tot het strategisch uitvoeringsplan, beschrijft alle specifieke activiteiten die in het Graafschap College worden geïnitieerd om verbeteringen in het onderwijs (of in de onderwijsondersteuning) aan te brengen, zoals op het terrein van examinering, didactische werkvormen, professionalisering, studentbegeleiding, e.d.. Daarnaast geeft het Excellentieplan alle activiteiten en maatregelen weer die voor de bovenmatig getalenteerde studenten worden geïnitieerd. Ten slotte geeft het bpv verbeterplan op basis van onderzoek aan in welke opleidingen en op welke punten de tevredenheid over de beroepspraktijkvorming onder studenten en bedrijven kan worden verbeterd met gerichte (smart geformuleerde) maatregelen. Aan de hand van tussenrapportages legt de school verantwoording af over de behaalde resultaten. Deze worden periodiek besproken met vertegenwoordigers (accountmanagers) van MBO in Bedrijf, de instantie waar namens het ministerie de beoordeling en monitoring van de kwaliteitsafspraken wordt uitgevoerd.

Strategisch uitvoeringsplan

Het kwaliteitsplan is in 2016 omgevormd tot een strategisch uitvoeringsplan*, om de aansluiting met de eigen planning en control systematiek, de A3 jaarplannen en de aansluiting van de activiteiten op de strategische lijnen beter zichtbaar te maken. In februari 2017 is in de ‘Tussenrapportage 2016′ een eerste verantwoording gegeven van de inzet van de middelen en de realisatie van de activiteiten uit het strategisch uitvoeringsplan.

In het uitvoeringsplan staat het studentsucces centraal. Immers, alle inspanningen van het Graafschap College zijn er op gericht dit voor alle studenten te realiseren: succes in leven en loopbaan, voor alle studenten, zowel in de opleiding als daarna in vervolgopleiding en/of werk. In het uitvoeringsplan zijn de ambities beschreven die het Graafschap College heeft ten aanzien van het verder verbeteren van het studiesucces. De ambities zijn verbonden met de strategische lijnen en de onderwijsvisie en opgehangen aan de thema’s professionalisering, examinering, taal en rekenen, voortijdig schoolverlaten en opleiden in de Euregio. Het strategisch A3 meerjarenplan wordt gemaakt op basis van het strategisch beleidsplan 2015-2020 en het strategisch uitvoeringsplan.

*Excellent onderwijs voor een innovatieve regio, strategisch uitvoeringsplan 2016-2020, mei 2016

Excellentieplan

Onderdeel van het strategisch uitvoeringsplan is het excellentieplan. In het excellentieplan staat het studiesucces van bovengemiddeld getalenteerde studenten centraal. Door plusprogramma’s aan te bieden, wordt gezorgd voor een betere aansluiting van het onderwijs op de behoeften van deze groep studenten. De activiteiten zijn bedoeld voor een selecte groep studenten die daarvoor worden geselecteerd. In 2016 heeft het onderwerp excellentie bij het Graafschap College een impuls gekregen. Zo werd het eerste Talentengala georganiseerd, was er veel aandacht voor het stimuleren van het ondernemerschap van excellente studenten (bijvoorbeeld: Business Jump en pilot Internationaal Ondernemen) en werden verschillende topprogramma’s aangeboden (zoals: plusprogramma Gambia, excellentieprogramma voor studenten Verzorgende-IG, het project het Idee en het project Starting Entrepeneur). die tijdens of na de opleiding een eigen onderneming willen starten. In het verslagjaar zijn ook diverse topstages gerealiseerd, onder andere in sterrenrestaurants, bij grote ICT-bedrijven in Nederland en Engeland en academische ziekenhuizen. In 2016 hebben zo’n 20 studenten van de sectoren Techniek & Informatica en Economie & Dienstverlening deelgenomen aan de Skills wedstrijden en namen studenten van de opleidingen Retail, Horeca, Brood en banket, Toerisme en recreatie, Schoonheidsverzorging en Haarverzorging deel aan verschillende vakwedstrijden.

Verbeterplan beroepspraktijkvorming

Naar aanleiding van de matige tevredenheid van mbo-studenten in Nederland over de beroepspraktijkvorming (bpv) heeft het ministerie van OCW in maart 2016 besloten de bpv in het beroepsonderwijs een extra kwaliteitsimpuls te geven door scholen een verbeterplan op te laten stellen. Het Graafschap College heeft een expertisegroep bpv gevormd, waarin alle sectoren zijn vertegenwoordigd door een opleidingsmanager en waarin medewerkers uit de dienst Onderwijs en innovatie en de dienst Informatiemanagement en ICT.

Na een uitgebreide analysefase is er een opzet gemaakt voor een verbeterplan. Hierin zijn verbeterpunten geformuleerd op corporate-, sector- en opleidingsniveau. De verbeterpunten zijn onderverdeeld in matching, programma, begeleiding en overig. Het Graafschap College werkt onder andere aan de verbetering van het vinden van een stageplaats (matching), de aansluiting tussen school en praktijk (programma), contact tussen school en leerbedrijf (begeleiding) en maatwerk in de bpv (overig).

In augustus 2017 levert het Graafschap College een tussenrapportage aan bij het ministerie. Om in aanmerking te komen voor bekostiging moeten dan al resultaten zijn behaald.

In het verslagjaar heeft de bpv een aantal ontwikkelingen doorgemaakt. Lees daarover hier meer.

Managementbezoek en teamgesprekken

Om voldoende voeling te houden met de dagelijkse praktijk gaat het college van bestuur structureel in gesprek met het sectormanagement (sectordirecteur en opleidingsmanagers), de onderwijsteams in de sectoren en de teams van de ondersteunende diensten. Het gesprek met het sectormanagement, managementbezoek genoemd, vindt twee keer per jaar plaats. De teamgesprekken vinden om de drie jaar plaats. Tijdens de managementbezoeken en teamgesprekken wordt gesproken over actuele onderwerpen en de kansen en belemmeringen bij de realisatie van de strategische doelen.

Werken aan kwaliteit

Het verslagjaar stond in het teken van de ontwikkeling van nieuwe hulpmiddelen voor de zelfevaluatie van onderwijsteams. De zelfevaluatie is onderdeel van het systeem van kwaliteitsborging en is bedoeld om teams uit te nodigen tot systematisch reflecteren op hun teamopdracht met bijbehorende doelstellingen de mate waarin die gerealiseerd worden. De zelfevaluatie vormt daarmee de basis voor het systematisch doorvoeren van duurzame verbeteringen in de teams. Een nieuw hulpmiddel zijn evaluatieformulieren gekoppeld aan delen van het onderwijsproces (bijvoorbeeld toelating of zorg). Deze maken het mogelijk dat onderwijsteams hun evaluatie kunnen splitsen in kleinere eenheden. Het is hierdoor ook mogelijk het evaluatieproces uit te spreiden over meerdere jaren. Ook komt de focus meer te liggen op het voeren van het goede gesprek en minder op vastlegging en verantwoording.

In schooljaar 2016-2017 worden onderwijsteams op meerdere manieren ondersteund bij het werken met deze nieuwe evaluatiesystematiek. Bijvoorbeeld door middel van de handleiding ‘Werken aan kwaliteit’, instructiefilmpjes voor het verwerken van de evaluaties in de applicatie Yucan, ondersteuningsbijeenkomsten voor het voeren van de evaluatiegesprekken en een Yammer-groep voor de evaluatieleiders.

In de opzet van het (onderwijs)teamplan is in 2016 niets veranderd en teams konden verder werken aan hun teamplan in Yucan. Het lukt nog niet om alle onderwijsteams te laten werken met het teamplan in Yucan. Het maken van een teamplan dat bestaat uit meer dan de verbeteracties die een onderwijsteam wil uitvoeren, vraagt om extra aandacht.

In december hebben drie ondersteunende diensten (Faciliteiten en huisvesting, Informatiemanagement en ICT, Onderwijs en innovatie) een tevredenheidsonderzoek gehouden onder de interne klanten.

Audits

Interne audits

Het interne auditorenteam, dat bestaat uit docenten uit alle sectoren, voert in opdracht van het college van bestuur jaarlijks audits uit. Elke auditcommissie wordt aangevuld met een externe auditor. Deze externe auditoren waren in 2016 allen afkomstig uit de auditorenpool Diagonaal, een samenwerkingsverband van roc’s met als doel het uitwisselen van auditoren.

In 2016 zijn zes teamaudits uitgevoerd en twee thema-audits (examendossiers en teamontwikkeling). Daarnaast is er op verzoek van de opleidingsmanager onderzoek gedaan naar de verzuimadministratie en de inschrijvingsgegevens van Mijn School.

Bij de teamaudits is gekozen voor een nieuwe werkwijze die aansluit bij het vernieuwde onderzoekskader van de inspectie en bij de door haar nieuw ontwikkelde werkwijze. Teams presenteren zich aan de auditoren en kunnen daarmee mede het verloop van de audit bepalen. De betrokken teams waren blij met deze nieuwe vorm van auditen en hebben aangegeven dat de audit hen geholpen heeft om met elkaar de sterke en zwakkere kanten van de eigen manier van werken te ontdekken.

De bevindingen van de auditcommissies zijn afgezet tegen de strategische lijnen uit het strategisch beleidsplan 2015-2020 van het Graafschap College en onderdelen van het Onderzoekskader mbo 2017.

De auditcommissies hebben ten aanzien van de strategische lijn ‘Opleiden voor ieders talent en ambitie’ geconstateerd dat de onderzochte teams een positieve bijdrage leveren aan het behalen van de hierbij gestelde doelen. De strategische lijn ‘Leren en werken met passie en plezier’ laat twee kanten zien. Aan de ene kant blijkt een enorme betrokkenheid van medewerkers bij de student en de organisatie en een kleinschalige, veilige werkomgeving waar met plezier gewerkt wordt. Aan de andere kant leidt deze betrokkenheid te vaak tot een gevoel van hoge werkdruk.

Kijkend naar het onderzoekskader vallen de volgende zaken positief op: maatwerk, intake en plaatsing en studieloopbaanbegeleiding. Hier voldoen minimaal vier van de zes teams aan de eisen. Aandachtspunten liggen bij de aspecten leeromgeving en betrokkenheid leraren. Bij leeromgeving moet niet alleen gedacht worden aan de fysieke omgeving maar ook aan ICT-ondersteuning en benutting van leermiddelen.

In de periode van oktober tot en met december zijn twee thema-audits uitgevoerd: examendossiers en teamontwikkeling. Deze thema-audits zijn nieuw ontwikkeld. In het kader van de thema-audit examendossiers is bij zes opleidingen in de drie beroepssectoren een steekproef uitgevoerd op compleetheid van de examendossiers, correctheid in het gebruik van het exameninstrumentarium en het juist toepassen van de beoordelingsinstructies. Uit deze steekproef bleek dat de examendossiers nog niet altijd op orde zijn. De thema-audit teamontwikkeling geeft inzicht in de ontwikkelingsfase waarin zich verschillende teams bevinden.  Daarnaast zijn er door de gesprekspartners succes- en belemmerende factoren benoemd voor teamontwikkeling. Succesfactoren zijn: passie en betrokkenheid, saamhorigheid in het team, duidelijke afspraken en ruimte en een faciliterende opleidingsmanager. Belemmerend zijn: te grote betrokkenheid, weinig tijd voor overleg, geen gemeenschappelijke pauzes en een te klein of juist te groot team.

Externe audits

In 2016 zijn twee externe audits uitgevoerd door het Kwaliteitsnetwerk MBO: de pilot thema-audit Governance beroepspraktijkvorming (bpv) en de driejaarlijkse instellingsaudit.

Uitgangspunt van de thema-audit bpv is het onderzoeken van de sturing op het thema bpv, het toezicht daarop en de transparantie daarvan. De feitelijke kwaliteit van de bpv speelt bij deze audit een beperkte rol. Sterke punten die uit de thema-audit Governance bpv naar voren komen zijn:

  • Grote betrokkenheid bij de regio, breed belegd bij alle onderdelen van de organisatie.
  • Veel regelruimte voor teams en bpv-coördinatoren.
  • Het Graafschap College scoort bovengemiddeld ten aanzien van tevredenheid over de bpv.
  • Zorgdecaan als ‘spin in het web’ voor studenten met een zorgvraag.

Ontwikkelpunten voor het Graafschap College zijn:

  • Het meer benutten van ‘harde’ gegevens rond bpv anders dan tevredenheidscijfers.
  • Meer kennisdeling creëren, betere communicatie tussen alle betrokkenen bij de bpv.
  • Het expliciteren van een (GC) visie op bpv en het uitwerken van (beperkte) kaders.
  • Zorgen voor een sluitende basisadministratie ten aanzien van de bpv.
  • Meer eenheid brengen in de professionele uitstraling van de bpv-gidsen.
  • Aandacht voor de rol van de praktijkbegeleider bij de beoordeling van de bpv-opdrachten.

Bij de instellingsaudit van het Kwaliteitsnetwerk MBO wordt gekeken naar het systeem van kwaliteitsborging. Op basis van beoordeling op zes standaarden plaatst de auditcommissie de instelling in een kwaliteitsprofiel. Het Graafschap College voldoet volgens de auditcommissie het meest aan de criteria van profiel 3 ‘Een integraal kwaliteitssysteem’. Daarnaast zijn er ook kernmerken van kwaliteitsprofiel 4 ‘Integrale kwaliteitsbenadering binnen de instelling’ zichtbaar. In 2013 kwam de toenmalige auditcommissie tot een vergelijkbaar oordeel.

De volgende sterke punten komen in het rapport naar voren:

  • De basis is stevig op orde met een gedragen visie op de kwaliteit van het onderwijs.
  • De grote in- en externe betrokkenheid en hoge tevredenheid van de stakeholders.
  • De ambities van het Graafschap College passen bij de ontwikkelingen in de regio, sluiten aan bij de ontwikkelingen in het onderwijs en bij de behoeftes van de belangrijkste stakeholders. In het formuleren van de ambities zijn deze stakeholders ook actief betrokken.

Voor het Graafschap College is ontwikkeling mogelijk op het gebied van reflectief vermogen. Verbinding tussen de ‘hard controls’ (feiten en cijfers) en ‘soft controls’ (het verhaal erachter) moet meer diepgang brengen in de analyses.