Jaarbericht raad van toezicht

De raad van toezicht van regionaal opleidingencentrum Graafschap College streeft een krachtig en onafhankelijk toezicht na. De kwaliteit van het onderwijs staat daarin centraal. In vergaderingen met het bestuur, commissievergaderingen, werkbezoeken en in bijeenkomsten met de medezeggenschapsorganen voert de raad in verschillende samenstellingen ‘het goede gesprek’ over wat belangrijk is voor de toekomst van de organisatie en het onderwijs dat daar wordt geboden. De raad ziet zichzelf als ‘critical friend’ en wil zich in die rol inzetten voor de organisatie. Het functioneren van het bestuur en de goede verstandhouding met de bestuurders vormt daarbij een belangrijke basis.

De raad van toezicht van het Graafschap College is zich bewust van de maatschappelijke verantwoordelijkheid die hij heeft om toe te zien op een goed functionerend bestuur. Leidend daarbij zijn de branche-afspraken over goed bestuur en governance (Branchecode goed bestuur in het mbo, 2014).

Samenstelling

De raad van toezicht bestaat regulier uit zeven leden. In 2016 zijn er enkele wisselingen geweest in de samenstelling van de raad. In juni 2016 nam een van de leden afscheid, na afronding van zijn tweede zittingstermijn. In september 2016 is de voorzitter van de raad wegens persoonlijke omstandigheden voortijdig afgetreden. Daarop is in de raad besloten om in het verslagjaar eerst alleen het aftredende lid te vervangen. De vicevoorzitter is per 1 september door de raad benoemd tot voorzitter en gelijktijdig is een van de leden benoemd tot vice-voorzitter. In december 2016 is, na een openbare wervings- en selectieprocedure, een nieuw lid tot de raad toegetreden, met het profiel van ondernemer in de regio. Hiermee bestaat de raad met ingang van september 2016 (tijdelijk) uit zes leden.

Alle leden van de raad nemen, op grond van affiniteit en expertise, deel aan een van de commissies. Er functioneren drie commissies:

  • De auditcommissie wordt geraadpleegd over financieel-juridische onderwerpen.
  • De commissie kwaliteit en onderwijs houdt zich bezig met onderwerpen op het gebied van onderwijs, kwaliteitszorg en compliance.
  • De remuneratiecommissie houdt zich bezig met onderwerpen die te maken hebben met de rol van werkgeverschap en de aanstelling van nieuwe leden.

Deze commissies stellen de raad in staat om in kleiner comité over belangrijke onderwerpen met het bestuur in gesprek te gaan en de discussie daarmee de diepgang te geven die nodig is voor een goede beeld- en besluitvorming. De commissieleden brengen van de vergaderingen schriftelijk verslag uit aan de voltallige raad, eventueel voorzien van een advies aan de overige leden wanneer er zaken ter goedkeuring voorliggen.

Raad van toezicht Graafschap College
v.l.n.r.: mevr. mr. B.M. Elfrink, dhr. F.R. Witteveen, mevr. drs. I. Hoving, dhr. ir. H.J. Minkhorst, mevr. drs. A.M. Nijman, dhr. W.H. Tijsterman, mevr. mr. A.E. Verstand-Bogaert.
Op de foto ontbreekt dhr. L. Fokkinga.

Gesprekken met het college van bestuur

In juni 2016 is een gesprek gevoerd met het college van bestuur over de samenwerking en het bestuurlijk functioneren. Wegens afwezigheid van de voorzitter werd dit gesprek gevoerd door de vicevoorzitter en een van de leden. De individuele gesprekken met de leden van het college van bestuur werden in december 2016 gevoerd, door de nieuw samengestelde remuneratiecommissie (voorzitter en vicevoorzitter). In deze gesprekken werd het persoonlijke functioneren van de beide bestuursleden besproken. Daartoe leverden de beide leden als basis voor het gesprek een reflectieverslag aan. Daarnaast stonden deze gesprekken in het teken van een eerste gedachtewisseling met de beide bestuursleden over het aanstaande vertrek van de bestuursvoorzitter (in 2018).

Informatiebronnen

De raad heeft vanuit de organisatie veel informatie tot zijn beschikking. Kerninformatie voor de raad vormen de (meerjaren)begroting, het jaarplan, het geïntegreerde jaardocument (jaarverslag en jaarrekening), benchmarkgegevens, de gegevens over tevredenheid van stakeholders en de rapportages van interne en externe kwaliteitsaudits (zoals inspectierapporten en het accountantsverslag). Daarnaast heeft de raad inzicht in nieuwsberichten die in de (regionale) media verschijnen en betrekking hebben op het Graafschap College. Ook worden geregeld beleidsdocumenten vanuit de organisatie (bijvoorbeeld omtrent portfolio, kwaliteitsmanagement e.d.) en publicaties vanuit de overheid (Inspectie van het Onderwijs, ministerie van OCW) met de raad of in de commissies besproken. Op basis van al deze documenten is de raad goed in staat om te peilen hoe de organisatie ervoor staat. Het bestuur voorziet de agendapunten en bijbehorende stukken van informatie over de context en van relevante procesinformatie.

De raad beschouwt het als een verantwoordelijkheid van alle leden om niet alleen via reguliere vergaderingen en toegezonden stukken informatie over de organisatie te vergaren, maar daarvoor ook andere wegen te kiezen. De raad speelt daarnaast ook een actieve rol in het toezicht op de (horizontale) dialoog met stakeholders en de wijze waarop door het college van bestuur aan stakeholders verantwoording wordt afgelegd (zie onder ‘dialoog met belanghebbenden’).

Dankzij de veelsoortigheid van de toezichtactiviteiten en het raadplegen van meerdere informatiebronnen is de raad in staat om een goed beeld te krijgen van het functioneren van de organisatie en van de effectiviteit van het bestuur. Ook dankzij de goede samenwerking met het college van bestuur zijn de leden van de raad goed in staat om kritische vragen te stellen, de juiste dialoog te voeren en om ook daardoor de informatie die zij aangereikt krijgen op waarde te schatten.

Uitvoering van het toezicht in 2016

Vergaderingen raad van toezicht

De raad van toezicht van de Stichting BVE is in 2016 vier maal in vergadering bijeen geweest, te weten in maart, juni, oktober en december. De aanwezigheid van de leden van de raad was overwegend goed en deze is, naast de inhoudelijke besluitvorming, in de notulen vastgelegd. Als leden afwezig waren, konden zij vooraf hun visie (schriftelijk of mondeling) meegeven aan een van de andere leden.

Commissievergaderingen

De auditcommissie is in het verslagjaar driemaal bijeen geweest (maart, juni en november) en sprak met het bestuur over de (meerjaren)begroting, het financieel jaarverslag en accountantsverslag en de aanbesteding van de accountantsdiensten. Daarnaast was de voortgang van de bouwplannen voor de nieuwbouw bij Sportpark Zuid onderwerp van gesprek en het voorstel voor de fusie van twee stichtingen onder de Graafschap Groep.

De commissie kwaliteit en onderwijs kwam in het verslagjaar tweemaal bijeen (februari en in september) en sprak met het bestuur over het portfoliobeleid, het heronderzoek van de onderwijsinspectie, over de resultaten van tevredenheidsonderzoeken (student- en medewerkerstevredenheid) en over de benchmark in de Keuzegids.

In de vergaderingen van de voltallige raad zijn naast de gangbare wettelijk goed te keuren documenten ook diverse nieuwe (actuele) onderwerpen en thema’s aan bod gekomen:

Besproken onderwerpen in vergadering raad van toezicht
Strategische P&O agenda
Huisvesting
Meerjaren studentenprognoses
Ontwikkeling Graafschap College van samenwerkings- naar opleidingsschool
Portfoliobeleid (opleidingsaanbod) en macrodoelmatigheid
Benchmarkresultaten en resultaten tevredenheidsonderzoeken
(Realisatie en voortgang) strategische doelstellingen
Inspectietoezicht
Voorbereidingen voor opvolging van bestuursvoorzitter

 

Majeure besluiten en goedgekeurde besluiten en documenten
Financieel Jaarverslag 2015
Jaarverslag 2015
(meerjaren) begroting 2017
A3-jaarplan 2017
Portfolio 2017-2018
Aanbesteding accountantsdiensten en gunning
Fusie Stichting BE Oost Gelderland en Stichting Volksuniversiteit (a.g.v. op een eerder genomen besluit over de vereenvoudiging van de juridische structuur)
Classificatie en (aanpassing) vergoedingenstructuur raad van toezicht

Dialoog met belanghebbenden

De raad is goed geïnformeerd over het contact dat het bestuur onderhoudt met de diverse belanghebbenden van het Graafschap College. Aan de uitvoering daarvan namen leden van de raad geregeld ook actief deel, zoals bijvoorbeeld in januari tijdens het nieuwjaarsontbijt (de jaaropening met alle medewerkers van het Graafschap College in Schouwburg Amphion), in februari en oktober in twee gemeenschappelijke bijeenkomsten met de medezeggenschapsorganen en in november 2016 tijdens het Diner Pensant dat samen met Achterhoek VO werd georganiseerd.

Zelfevaluatie raad van toezicht

De raad heeft tijdens een zelfevaluatie in september 2016 het eigen functioneren kritisch tegen het licht gehouden. Deze zelfevaluatie werd begeleid door een externe evaluatiebegeleider. Onderdeel van de zelfevaluatie vormde het uitvoeren van een kleurenanalyse, waarmee de kerneigenschappen van de verschillende leden in relatie tot elkaar en ook in relatie tot het bestuur zichtbaar werden. Speciale aandacht in de zelfevaluatie is uitgegaan naar het functioneren van de raad als samenwerkend team en naar het ‘zelfreinigend’ en ‘reflectief vermogen’ dat belangrijk is om als toezichthoudend orgaan goed te kunnen functioneren.

Conclusie over het verslagjaar 2016

Het Graafschap College is een regionaal opleidingen centrum waar in 2016 goede resultaten zijn geboekt, zowel in organisatorische, als in onderwijskundige en financiële zin. Belangrijke beslissingen konden dit verslagjaar met het volledige vertrouwen en met de benodigde goedkeuring vanuit de raad van toezicht worden genomen. De raad vindt het belangrijk dat mogelijke risico’s voor de organisatie steeds goed in beeld zijn en dat deze beheersbaar blijven door gerichte analyse en monitoring. Ook in dit verslagjaar is deze risicobenadering belangrijk geweest. De raad van toezicht heeft nadrukkelijk oog voor de meer kwetsbare student en ziet het als een belangrijke maatschappelijke opdracht van het Graafschap College om hier gerichte programma’s voor te ontwikkelen, waardoor ook de kwetsbare student in staat is om het vereiste diploma te halen (denk hierbij aan het concept van ‘Mijn school’).

Het realiseren en borgen van kwaliteit in een periode waarin de organisatie met krimp te maken krijgt, is een uitdaging voor de komende jaren die door de raad met grote belangstelling wordt gevolgd. Voor de raad staat de kwaliteit van het onderwijs voorop en alle aandacht en zorg gaat dan ook uit naar het verantwoord inzetten van de beschikbare middelen, zodanig dat de kwaliteit en de innovatiekracht in de organisatie ook in de toekomst maximaal behouden blijven. De veranderlijkheid van de toekomstige beroepen en de veranderende eisen op de arbeidsmarkt vormen een constante uitdaging voor alle professionals in het onderwijsproces. Voor bestuurders vormt daarbij de moeilijk voorspelbare financiële situatie door een toegenomen volatiliteit in de bekostiging (onder meer als gevolg van prestatiebudgetten) een extra uitdaging. De raad ervaart dat hierover steeds het goede gesprek kan worden gevoerd en ziet inspirerende voorbeelden van de manier waarop vorm en inhoud wordt gegeven aan het onderwijs en de onderwijsorganisatie van de toekomst.

Op basis van de ervaringen die dit verslag jaar zijn opgedaan heeft de raad van toezicht er alle vertrouwen in dat de organisatie een stabiele en toekomstbestendige koers vaart en dat hij zijn rol als toezichthouder daarbij ook in de toekomst naar behoren kan vervullen.

Doetinchem, mei 2017

Dhr. F.R. Witteveen, vicevoorzitter/ secretaris, vanaf september 2016 voorzitter
Mw. Drs. A.M. Nijman, lid, vanaf september 2016 vicevoorzitter
Mw. A. Verstand – Boogaert, voorzitter tot september 2016
Mw. Mr. B.M. Elfrink, lid
Mw. Drs. I. Hoving, lid
Dhr. Ir. H.J. Minkhorst, lid
Dhr. W. Tijsterman, lid (tot juni 2016)
Dhr. L. Fokkinga, lid (vanaf december 2016)