Marketing en communicatie

Ontwikkelingen team marketing en communicatie

In 2016 is het team marketing en communicatie, na een periode van zoeken naar een duidelijk profiel en een duidelijke plek in de organisatie, in positie gebracht. Het team is ‘dichtbij’ het college van bestuur gepositioneerd, namelijk onder aansturing en verantwoordelijkheid van de bestuurssecretaris. Onder andere het belang van een directe aansluiting van de (corporate) communicatie op de strategie was bepalend voor deze keuze. Per september 2016 is het team versterkt met de aanstelling van een teamleider. Daarmee zijn de benodigde mensen om uitvoering te geven aan het actieplan aan boord. Tot en met 2017 wordt tijd ingeruimd om de ondersteuningsvragen vanuit het team te inventariseren en te bepalen hoe deze opgepakt kunnen worden, om vervolgens vanaf 2018 andere keuzes te maken in de werkverdeling en organisatie van de werkzaamheden. Efficiënt en effectief werken, met een maximale inzet van expertise en een minimale inzet van de communicatieadviseurs in de uitvoering, is daarbij het uitgangspunt.

Het actieplan ‘De slag om de student’ is vastgesteld. Het plan beschrijft de wijze waarop de marketing- en communicatiefunctie van het Graafschap College wordt versterkt. Het nieuwe strategische beleidsplan voor de periode 2015-2020 vormde de aanleiding voor het plan van aanpak. De komende jaren geeft het team prioriteit aan een excellente voorlichtings- en wervingsstrategie voor alle doelgroepen van het Graafschap College. De basis hiervoor ligt onder meer in een sterke organisatie (interne communicatie) en een sterk imago (externe communicatie). Het doel is om de profilering en positionering van het merk ‘Graafschap College’ en de beleving van de strategische doelen van de organisatie zowel onder medewerkers, als onder studenten en externe betrokkenen te versterken. Voortdurend zoekt het team naar mogelijkheden om op basis van ontwikkelingen actief bij te dragen aan een sterke school en een goede aansluiting op de doelen van de organisatie. Het team faciliteert de corporate communicatie en voert de regie daarover. De verantwoordelijkheid voor marketingcommunicatie ligt in principe bij de onderwijssectoren. Zij zijn verantwoordelijk voor het behalen van de doelen, die met het college van bestuur zijn afgesproken. Gezien het belang van marketing en communicatie voor de strategie van het Graafschap College is in 2016 de beleidsgroep Communicatie ingesteld. De groep werkt als sturingsplatform bij de totstandkoming en doorontwikkeling van collegebreed beleid en borgt daarbij de samenhang van beleidsvoorstellen. Daarnaast zijn twee expertisegroepen gevormd: online communicatie en bijzondere evenementen.

Voorlichting en werving

Op het gebied van voorlichting en werving heeft het Graafschap College in 2016 een aantal concrete resultaten behaald.

Spotlightsites

Het brede opleidingsaanbod van het Graafschap College staat centraal in de in 2015 gelanceerde publieke website. Aankomende studenten en deelnemers vinden hier gedetailleerde informatie over opleidingen en cursussen. Om hen en andere geïnteresseerden ook een beeld te geven van diverse projecten waar huidige studenten vol passie en plezier aan werken, is begin 2016 gestart met het ontwikkelen van ‘In de spotlight- sites’. Deze nieuwssites kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan de beeldvorming tijdens de oriëntatiefase van de aankomende student. Sport en bewegen is de eerste richting binnen het Graafschap College die in maart 2016 hun spotlight-site lanceerde. De richting was al erg actief op social media en met de komst van de nieuwssite ontstaat de mogelijkheid om uitgebreider aandacht te besteden aan de vele interessante activiteiten en projecten én deze met de buitenwereld te delen. In 2016 is ook gestart met het ontwikkelen van een spotlight-site voor de sector Techniek & Informatica en een spotlight-site voor de richting Retail en commercie. Deze sites worden in 2017 gelanceerd. Voor 2017 staan nog een aantal spotlight-sites gepland, zoals voor de richtingen Zorg, Welzijn en Dienstverlening en ondersteuning.

Digitale nieuwsbrieven

De realisatie van verschillende nieuwe nieuwssites en de implementatie van nieuwsrubrieken op bestaande websites maken het mogelijk om digitale nieuwsbrieven te gaan verzenden, waarin doorverwezen wordt naar deze platforms. In 2016 heeft het Graafschap College dan ook een online tool geïmplementeerd, die het mogelijk maakt op een professionele manier digitale nieuwsbrieven te versturen. Hiermee hoopt het Graafschap College haar doelgroepen regelmatig te kunnen informeren over voor hen relevante zaken en zo de betrokkenheid te vergroten.

Decanen

De decanen van toeleverende scholen zijn voor het Graafschap College een belangrijke doelgroep. Zij spelen een belangrijke rol in het keuzeproces van toekomstige studenten. In 2016 is geïnvesteerd in het verbeteren en vergemakkelijken van de communicatie met decanen. Dit in de vorm van een decanenplatform. Een website waar zowel decanen van toeleverende scholen als decanen van het Graafschap College op de hoogte worden gehouden van nieuws en benodigde documenten en informatie kunnen vinden. Het platform werd officieel gelanceerd tijdens de jaarlijkse decanendag in oktober 2016. Een aantal weken voorafgaand aan de lancering was de interesse van decanen al via een ludieke campagne gewekt. Decanen van toeleverende scholen ontvingen een gouden envelop met een schatkaart. Afzender onbekend. De envelop bevatte een preview van het nieuwe decanenplatform, waar decanen een schat aan informatie vinden. Iedere decaan heeft een persoonlijk account gekregen en kan voortaan op het platform belangrijke informatie en documenten vinden die te maken hebben met studiekeuze en loopbaanbegeleiding rond het Graafschap College.

Alumninetwerken

Het Graafschap College wil afgestudeerden graag betrekken bij zijn opleidingen. Alumni zijn immers ambassadeurs voor de school en hebben actuele kennis en ervaring van de arbeidsmarkt of een vervolgopleiding na het mbo. Een gemeenschappelijk doel van de alumninetwerken van het Graafschap College is huidige studenten laten inspireren door oud-studenten. Daarom nemen alumni soms deel aan het onderwijs, in bijvoorbeeld projecten, examinering of gastlessen. Ook kunnen oud-studenten zich profileren als stagebedrijf of toekomstig werkgever. Zo ontstaat er een netwerk van bedrijven en instellingen die iets voor elkaar kunnen betekenen. De richting Sport en bewegen van het Graafschap College werd in 2015 al eigenaar van de eerste alumninetwerk-website. In maart 2016 volgde ook de richting Zorg. Een uitbreiding van de alumnisites staat voor komend verslagjaar op de planning.

Social media

Het Graafschap College maakte in 2016 gebruik van de social media kanalen: Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn. Facebook en Instagram zijn met name gericht op (toekomstige) studenten om hen een beeld te geven van de verschillende opleidingen. Via deze kanalen wordt waar mogelijk verwezen naar de spotlightsites, waar deze doelgroep uitgebreidere informatie kan vinden. Twitter wordt onder andere ingezet voor de interactie met de regio, bedrijven en instellingen en LinkedIn wordt onder andere ingezet voor arbeidsmarktcommunicatie. De inzet van social media heeft verschillende doelen, zoals de naamsbekendheid van het Graafschap College vergroten, reputatiemanagement mogelijk maken, netwerken opbouwen, deelnemen aan interessante discussies, de communicatie vergroten en nieuwe medewerkers voor de organisatie werven.

De inzet van Facebook heeft in het verslagjaar een ontwikkeling doorgemaakt. Het aantal ‘likes’ van de coporate pagina is in 2016 met 1.500 gegroeid en ook het aantal opleidingsvragen, dat het Graafschap College via dit social media kanaal ontvangt, is ten opzichte van voorgaande jaren gestegen. Per maand plaatste het Graafschap College gemiddeld 35 berichten op Facebook, dat komt neer op gemiddeld minimaal één bericht per dag. Naast het corporate account is de trend dat steeds meer opleidingen een eigen Facebookpagina beginnen. Het aantal Facebookpagina’s dat is gelinkt aan het Graafschap College is het afgelopen jaar toegenomen. Sinds 2016 communiceert het Graafschap College ook via Instagram met (potentiële) studenten. Het is de bedoeling dat de verschillende Instagram accounts beheerd gaan worden door studenten, zodat zij vanuit hun perspectief een beeld kunnen geven van de opleiding die zij volgen.

Voorlichtingsactiviteiten

  • Open dagen: in februari organiseerde het Graafschap College de jaarlijkse open dagen. Op verschillende locaties in Doetinchem en Groenlo werden opleidingen gepresenteerd en vonden diverse activiteiten plaats.
  • Scholenmarkt: eind november vond op het Graafschap College de scholenmarkt plaats. Samen met andere roc’s uit de regio gaf het Graafschap College voorlichting aan vmbo-leerlingen over de verschillende opleidingen. Het Graafschap College heeft als doel meer inzicht te krijgen in de oriëntatiefase van de student. Tijdens de Scholenmarkt zijn de bezoekers voor het eerst geregistreerd en is gevraagd naar de interesses van de bezoekers. De verzamelde gegevens stellen het Graafschap College in staat de student beter te ondersteunen bij het maken van de juiste opleidingskeuze.
  • Voorlichting op locatie: decanen van het Graafschap College hebben in het verslagjaar voorlichting gegeven op scholen in de regio. De voorlichting was gericht op leerlingen uit de 3e en 4e klas van het vmbo.
  • Meeloopdagen: vmbo-leerlingen hadden in 2016 de gelegenheid een dag mee te lopen bij een opleiding, voordat zij zich aanmelden. Via een website van Profijt kunnen leerlingen zich hiervoor aanmelden. Tijdens een meeloopdag kunnen de leerlingen ervaren wat de opleiding inhoudt en hoe het is om op het Graafschap College naar school te gaan. De meeloopdag moet de leerling helpen bij het maken van een goede keuze voor een opleiding.

Interne communicatie

Online medewerkersmagazine

In het verslagjaar zijn de voorbereidingen getroffen voor een online medewerkersmagazine (Informatief). Het online magazine komt in de plaats van het print magazine, dat 25 jaar heeft bestaan. Via Informatief kunnen medewerkers organisatie-breed kennisdelen en elkaar inspireren. In het online magazine is aandacht voor bijzondere onderwijsprojecten, (achtergronden bij) ontwikkelingen in het onderwijs, successen, persoonlijke verhalen, maar ook voor de samenwerking met bedrijven en instellingen in de regio. Naar verwachting wordt het online magazine in februari 2017 gelanceerd. Het magazine wordt voortdurend actueel gehouden. In een digitale nieuwsbrief, die regelmatig zal worden verstuurd naar medewerkers, wordt een aantal onderwerpen uitgelicht.

Voorbereidingen nieuw portaal

In 2016 is Office365 geïntroduceerd bij het Graafschap College, een nieuwe digitale werkomgeving die studenten en medewerkers in staat stelt overal te kunnen werken (mits er sprake is van een internetverbinding). Office365 biedt naast Outlook, Officepakketten en OneDrive veel mogelijkheden om online (met elkaar) te communiceren. Via Groups kan worden samengewerkt, in Sway kunnen presentaties worden gemaakt en via het sociale netwerk Yammer kunnen medewerkers informatie met elkaar delen. In 2016 werden binnen het Graafschap College met name het studentenportaal en medewerkersportaal als intern communicatiekanaal gebruikt. Deze portalen zijn zo’n vijf jaar geleden ingericht, maar voldoen niet meer aan de huidige eisen. Office365 biedt mogelijkheden, maar is geen volledige vervanging van de portalen. Daarom hebben de dienst I&I en het team marketing en communicatie in 2016 onderzoek gedaan naar een nieuw portaal, waarin de mogelijkheden van Office365 geïntegreerd worden. Het onderzoek bestond uit het vergaren van kennis, onder andere door een congres over intranet te bezoeken en gesprekken te voeren met diverse leveranciers van internetoplossingen. In 2017 zal een besluit worden genomen en een nieuw intranet worden ingericht.